1. עקרונות
- שומרים מידע רק כל עוד הוא נדרש למטרה, לחובה חוקית או להגנה מפני תביעות.
- תקופת השמירה נספרת לכל עניין (בקשה), מהמועד שבו הבקשה נסגרה או נמסרה — המאוחר מביניהם.
- המחיקה לוגית תחילה, פיזית לאחר מכן: הרשומה מסומנת למחיקה, מוצאת מכל תצוגות הפורטל, ואז נמחקת מהאחסון וממסד הנתונים בתוך חלון החסד.
- הקפאה משפטית (legal hold) גוברת על כל תקופה להלן: עניין תחת הקפאה אינו נמחק עד שההקפאה מוסרת בכתב על ידי GN.
2. לוח הזמנים
| מידע | תקופה | טריגר | שיטה |
|---|---|---|---|
| תוצרים ששוחררו (קבצים + hash של המניפסט) | 7 שנים | הבקשה נסגרה/נמסרה | מחיקת אובייקט האחסון + השורה; שמירת אירוע הביקורת |
| מסמכי קלט של הלקוח (נקיים) | 7 שנים | הבקשה נסגרה/נמסרה | מחיקת אובייקט האחסון + השורה |
| גרסאות טיוטה / מועמדות / שהוחלפו של תוצר | 90 יום לאחר שחרור גרסה מאוחרת, אחרת עם העניין | שחרור גרסה חדשה | מחיקה |
| העלאות בהסגר / נגועות | 30 יום | תוצאת הסריקה | מחיקת האובייקט; שמירת קבלת הסריקה |
| שורות קובץ שנשמרו ומעולם לא הועלו | 7 ימים | מועד השמירה | מחיקת השורה |
| הודעות (גלויות ללקוח ופנימיות) | עם העניין (7 שנים) | הבקשה נסגרה | מחיקה |
| אירועי פעילות / ביקורת | 7 שנים (10 שנים אם יש ראיה לתביעה) | מועד האירוע | מחיקה |
| אימות: קודים חד־פעמיים | 10 דקות | הנפקה | TTL של הספק |
| אימות: סשנים | 7 ימי חוסר פעילות / 30 יום מוחלט (ברירת המחדל של ספק האימות) | פעילות אחרונה | הספק |
| גורמי TOTP של הצוות | עד ביטול על ידי GN או הסרת החשבון | — | ביטול רישום על ידי מנהל |
| חשבון (חברוּת) | סיום ההתקשרות + שמירת העניין האחרון של הארגון | הסרת החברוּת | מחיקת משתמש האימות לאחר מחיקת העניין האחרון |
| יומני אחסון/בקשות (Vercel) | 30 יום (שמירה של ספק האחסון) | — | הספק |
| יומני מסירת דוא״ל (Resend) | ברירת המחדל של הספק, לא יותר מ-30 יום | — | הספק |
| גיבויים (Supabase) | גיבויים יומיים, מחזור של 7 ימים; מידע שנמחק יוצא עם המחזור | — | הספק |
3. נוהל
- משימה חודשית (טרם הוטמעה) מפרטת עניינים שחלפה תקופתם ומפיקה מניפסט מחיקה.
- GN (או סוקר שהוסמך על ידו) מאשר את המניפסט; האישור נרשם כאירוע ביקורת.
- המחיקה רצה; קבלת מחיקה (ספירות, מזהים, hashים) נשמרת ביומן הביקורת ל-10 שנים.
- ארגוני לקוח מקבלים הודעה 30 יום לפני מחיקת תוצרים ששוחררו, ורשאים להורידם לפני כן.
4. בקשות לקוח למחיקה מוקדמת
מטופלות בתוך 30 יום, ככל שההתקשרות והחובות המקצועיות מתירות. כאשר חובה מקצועית מחייבת שמירה, הלקוח מקבל הודעה אילו רשומות נשמרות ולמה.
5. התאמת מעבדי המשנה
הגדרות השמירה אצל Supabase, Vercel, Resend ו-Cloudmersive נבחנות מול לוח זמנים זה בקליטה ומדי שנה. סריקת Cloudmersive מוגדרת כך שתוכן שהוגש אינו נשמר אצל הספק.
6. חריגים והקפאות
רק GN רשאי לאשר חריג או להטיל הקפאה משפטית. שניהם נרשמים ביומן הביקורת עם נימוק ותאריך.
מסמך זה משלב מערכת תבונתית מתקדמת של המשרד עם מומחיות משפטית מנוסה, בליווי צמוד ואישור של עורך דין בכיר.